AVVISO ALLE SOCIETA’ DI CAPITALI - ACCERTAMENTI SULL’OMESSO DEPOSITO DEI BILANCI

La pubblicazione dei bilanci di esercizio delle società di capitali e delle cooperative è certamente una delle principali funzioni di pubblicità legale e regolazione del mercato assolta dal Registro delle Imprese.
Non v’è chi non veda come la conoscenza della situazione economico finanziaria di una società contribuisca a garantire la sicurezza dei traffici e dei rapporti giuridici a livello di diritto commerciale privato e, sotto altro profilo, in ottica macroeconomica, come l’accesso ad una banca dati, pubblica, ufficiale, con valore legale, che conserva e rende accessibili i bilanci di tutte le società di capitale del nostro paese, consentendo anche il raffronto con le società degli altri paesi dell’Unione Europea, rappresenti una fonte inestimabile di conoscenza ed informazioni.
Da qui: la disciplina che regola la pubblicazione dei bilanci nel Registro Imprese; l’attenzione del Legislatore sulle norme che impongono precisi obblighi in capo ad amministratori e organi di controllo delle società; l’impegno di tutto il sistema camerale per garantire la “qualità” dell’informazione contenuta nei nostri archivi.
Da diversi anni, grazie anche all’evoluzione dei sistemi informatici che ci consentono controlli massivi su liste di società, la Camera di Commercio di Catanzaro sta lavorando su progetti di qualità degli archivi del Registro delle Imprese, con riferimento particolare proprio al deposito dei bilanci.
Annualmente, in occasione della “campagna bilanci” sono resi disponibili sul sito internet istituzionale, manuali operativi per il corretto confezionamento dei documenti da depositare e per il miglior utilizzo delle procedure informatiche di deposito.
Si è provveduto, in questi ultimi anni, ad adottare una serie d’iniziative finalizzate al recupero dei bilanci non depositati e alla bonifica con regolarizzazione di tutti i bilanci riferiti ad un arco temporale dal 2003 al 2014 che, sebbene spediti, per varie ragioni, erano rimasti bloccati nel sistema informatico e non risultavano disponibili. Laddove è stato possibile, l’ufficio è intervenuto autonomamente per lo sblocco della pratica. In altri casi, tutte le società raggiungibili via pec sono state informate, per altre, ove possibile, si è utilizzato il “diario messaggi” disponibile sulla piattaforma Telemaco; solo in casi più rari si è potuto far ricorso alla corrispondenza ordinaria, ma, a riguardo, è opportuno rammentare che anche il mantenimento di un indirizzo di pec attivo costituisce preciso obbligo, onere e responsabilità dei legali rappresentanti.
Al termine di queste attività, era inevitabile addivenire alla fase di “accertamento” dell’omesso deposito dei bilanci da parte degli amministratori e, se presenti, dei sindaci delle società, con conseguente applicazione delle sanzioni amministrative previste dal Legislatore per tale fattispecie di violazione alle norme del codice civile.
Appare utile, infatti, ricordare che, ai sensi dell'art. 2435 c.c., il deposito del bilancio d’esercizio rappresenta un preciso obbligo a carico degli amministratori delle società di capitali e cooperative, da assolvere entro 30 gg. dall'approvazione da parte dell'assemblea dei soci dei documenti relativi e che, l'art. 2630 c.c. testualmente dispone che "Chiunque, essendovi tenuto per legge a causa delle funzioni rivestite in una società o in un consorzio, omette di eseguire, nei termini prescritti, denunce, comunicazioni o
depositi presso il registro delle imprese, […] è punito con la sanzione amministrativa pecuniaria da 103 euro a 1.032 euro. Se la denuncia, la comunicazione o il deposito avvengono nei trenta giorni successivi alla scadenza dei termini prescritti, la sanzione amministrativa pecuniaria è ridotta ad un terzo. Se si tratta di omesso deposito dei bilanci, la sanzione amministrativa pecuniaria è aumentata di un terzo".
Tutti gli amministratori della società sono, dunque, autonomamente e personalmente responsabili del mancato deposito del bilancio approvato dall’assemblea. A tutti, si rivolge l’invito a verificare la propria posizione e, qualora non vi avessero ancora provveduto, a spedire nelle forme di legge, e quindi in modalità esclusivamente telematica, i bilanci di esercizio regolarmente approvati dall’assemblea dei soci, ma per qualsiasi motivo non ancora depositati, rispettando l'ordine cronologico degli esercizi di riferimento, e iniziando, quindi, dal bilancio relativo all'esercizio più vecchio.
La Camera di Commercio di Catanzaro ha già avviato un monitoraggio, basato su elaborazioni di dati del nostro sistema informatico, per individuare le imprese che avevano omesso di depositare bilanci di annualità precedenti all’ultimo deposito effettuato. Per tali fattispecie, l’accertamento del mancato deposito di uno o più bilanci approvati dall’assemblea discende direttamente dalle disposizioni del codice civile in tema di redazione dei bilanci delle società di capitali.
Ai sensi dell’art. 2423 ter c.c., infatti, per ogni voce dello stato patrimoniale e del conto economico deve essere indicato l’importo della voce corrispondente dell’esercizio precedente; tale schema non potrebbe evidentemente essere applicato se non fosse già intervenuta l’approvazione dell’assemblea sulle voci portate a bilancio nel nuovo esercizio. L’ufficio sta quindi procedendo in questi mesi all’accertamento e contestazione dell’omesso deposito dei bilanci agli amministratori di società che si trovano nella situazione descritta.
Per le società di capitale in liquidazione, che non depositano i bilanci di esercizio per oltre tre anni consecutivi, l’ufficio del Registro delle imprese di Catanzaro, salva l’applicazione delle sanzioni amministrative per l’omesso deposito del bilancio, ove tecnicamente accertabile, procede annualmente, dalla data di entrata in vigore dell’art. 2490 c.c., nel testo novellato dal d.lgs. n. 6/2003, alla cancellazione dal Registro Imprese.
Per le società di capitali che da diversi anni non depositano il bilancio di esercizio e non compiono altri atti di gestione rilevabili dal Registro Imprese, l’ufficio ha attivato da diverso tempo un’azione di sensibilizzazione nei confronti degli amministratori per richiamare la loro attenzione sulle precise responsabilità cui inevitabilmente vanno incontro.
Il deposito del bilancio è, difatti, un compito dal quale non possono esimersi; posto che l’obbligo di pubblicazione riguarda il bilancio regolarmente approvato, resta in capo agli amministratori l’obbligo di convocare l’assemblea per l’approvazione. Tale situazione viene contemplata all’art. 2631 c.c., che, ancora più pesantemente dell’art. 2630 c.c., sanziona “gli amministratori ed i sindaci che omettono di convocare l’assemblea dei soci nei casi previsti dalla legge o dallo statuto, nei termini ivi previsti “ punendoli “… con la sanzione amministrativa da 1.032 a 6.197 euro. Il termine si considera omesso allorché lo stesso sia trascorso da trenta giorni.” Né vale, a liberare da responsabilità gli amministratori, la prova di aver inutilmente provveduto alla convocazione dell’assemblea, andata deserta o comunque non addivenuta all’approvazione del bilancio, in quanto anche tali ipotesi sono contemplate dal nostro ordinamento con precisi obblighi e pesanti responsabilità a carico degli amministratori, disciplinati dettagliatamente negli artt. 2484 e segg. c.c.
L’ufficio ha provveduto, più volte, con note raccomandate a.r., in difetto di indirizzi pec (pure obbligatori) a raggiungere gli amministratori di tali società per sensibilizzarli sui necessari adempimenti di
legge. Si rivolge quindi anche a loro l’invito a depositare i bilanci, se approvati dall’assemblea dei soci o a fornire prova dell’avvenuta convocazione dell’assemblea, ovvero a provvedere nelle forme prescritte dai citati artt. 2484 e segg c.c..; anche per tali situazioni appare, infatti, inevitabile l’accertamento di sanzioni amministrative derivanti, alternativamente, dalla violazione dell’art. 2435 ovvero 2631 c.c.
Appare utile un’ultima precisazione, non esiste alcuna distinzione tra tardività ed omissione, nel senso che a partire dal giorno successivo a quello di scadenza dell’adempimento, il deposito è omesso. Va però tenuto conto che nel caso in cui siano i Sindaci a provvedere in luogo degli amministratori inadempienti, essi hanno 30 giorni in più rispetto ai termini normali, perché non possono intervenire se non quando sia inutilmente trascorso il termine di deposito assegnato dalla legge agli amministratori.
Giova sottolineare a riguardo che non esiste alcuna possibilità di “ravvedimento” per questo tipo di violazioni, per cui le sanzioni saranno applicabili dalla Camera di Commercio anche se –in ipotesi- i bilanci fossero depositati ora per allora. Resta però, in questo caso, il vantaggio di porre fine alla condotta omissiva e, quindi, porsi a riparo da successive, reiterabili contestazioni della medesima violazione.